سیستم سازی کسب و کار چیست?

سیستم‌ سازی کسب و کار عبارت از تمام اموری است که به منظور خودکار سازی کسب‌ و‌ کار صورت می گیرد تا با حداقل نظارت مدیر، اکثر کارها به‌ خوبی انجام گردد. به عبارتی این علم به مدیران کمک می‌کند تا باعث کاهش وابستگی کسب ‌و ‌کار به خود شوند و در صورت عدم حضور آن ها در محل کسب و کار، همه کارها به ‌خوبی انجام شود. به مجموعه ای از ارکان به هم پیوسته که باعث ایجاد یک خروجی مشخصی می شوند، سیستم گویند. بنابراین طبق تعریف مذکور، کسب و کار نیز یک سیستم با خروجی مشخص به شمار می آید.

ارکان سیستم کسب و کار

ارکان سیستم کسب و کار ترکیبی از سیاست ها، پرسنل، تجهیزات و امکانات رایانه ای برای هماهنگی فعالیت های مربوطه می باشند و خروجی آن ها سود حاصل شده است. به عبارتی سیستم کسب و کار تعیین کننده قوانین و رویه های یک سازمان به منظور اداره کردن آن است. در واقع سیستم کسب و کار، چگونگی اداره و روش پردازش داده ها، کنترل روش های پردازش و نتایج نشان داده شده را تعیین می نماید. ماهیت کلی یک سیستم تجارت، بازدهی طراحان آن را منعکس می کند.

اهداف سیستم سازی کسب و کار

• برای رفع نیازهای کاربر و مشتری
• برای کاهش هزینه های عملیاتی و افزایش پس انداز
• برای هموار ساختن داده های جریان از طریق سطوح مختلف سازمان
• برای تسریع در اجرای نتایج با داده های مطمئن موجود در سیستم
• رسیدگی بهینه داده ها و ارائه اطلاعات صحیح و به موقع به مدیریت
• به منظور ایجاد توزیع مطلوب داده ها، خدمات و تجهیزات در سراسر سیستم
• برای تعریف روش مناسب جهت مدیریت فعالیت های تجاری
• برای از بین بردن خدمات تکراری، متناقض با سبک کار و غیر ضروری.

انواع سیستم های کسب و کار

سیستم های کسب و کار در کل به سه دسته طبقه بندی می شوند که عبارت اند از:

1. سیستم های نرم: این سیستم ها شامل افراد، ایده ها و روش های مورد استفاده توسط پرسنل برای انجام امور می شود.
2. سیستم های سخت: این سیستم ها به تجهیزات فیزیکی کسب و کار مرتبط می شوند و منجر به افزایش بهره وری و راندمان سازمان می گردند.
3. سیستم های اطلاعاتی: این سیستم ها در ارتباط با فرایندهای فناوری اطلاعات می باشند. این سیستم ها به گردآوری اطلاعات مربوط به عملیات کسب و کار، مقایسه بین آن ها و ارائه بهترین روش می پردازند.

در هر کسب و کاری سیستم هایی وجود دارند، در زیر به شرح برخی از آن ها می پردازیم:

سیستم کسب و کار حقوق و دستمزد: این سیستم مجموعه‌ای از اجزای به هم پیوسته در داخل سازمان هستند که داده‌ های مربوط به سهم نیروی کار را در تولید محصولات یا ارائه خدمات به صورت اطلاعات حقوق و دستمزد نشان می دهند. حقوق و دستمزد یک مسئولیت مهم مالی برای کسب و کار شما محسوب می شود که پرداخت دقیق به کارمندان و رعایت مقررات و قوانین مربوطه را می طلبد.

کارفرمایان لازم است تا شیوه صحیح و سیستم حقوق و دستمزد مناسب‌ را برای محاسبه، پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، مالیات، بیمه و غیره متناسب با کسب و کار خود استفاده نمایند. مسئول این سیستم در هر شرکتی موظف به ارائه گزارش محاسبات حقوق به اداره اقتصاد و دارایی، پرداخت حقوق و انجام امور مربوط به کسورات متعلقه، محاسبه و صدور سند اضافه کار، ماموریت و… می باشد.

یک سیستم حقوق و دستمزد مطلوب علاوه بر کمک به مسئول حقوق و دستمزد می‌تواند باعث کاهش فشار و استرس از مدیران شرکت شود، چرا که عدم آگاهی از پیچ و خم های مالیاتی، اتمام مهلت پرداخت یا محاسبه اشتباه مالیات دستمزد کارکنان می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگینی شود. بنابراین به منظور جلوگیری از این مشکلات، هر کسب و کار اعم از کوچک، متوسط و بزرگ باید از سیستم حقوق و دستمزد مناسبی استفاده کند.

• سیستم کسب و کار پرسنل: اقداماتی که به منظور بررسی منابع فعلی، پیش بینی کاهش آن ها، ارزیابی نیازهای لازم منابع آتی از جمله نیروهای پیشرو، بررسی ذخیره پرسنل و شیوه های جایگزینی سریع متخصصان انجام می شود، تحت عنوان سیستم پرسنل نامیده می شود.

• سیستم دریافتی حساب: این سیستم موظف به نظارت افرادی است که به یک کسب و کار بدهکار می باشند. در این پرونده ها اطلاعات مشتری از قبیل نام، آدرس و هزینه های مالی موجود می باشد، اطلاعات مذکور توسط این سیستم به صورت ماهیانه به مشتریان ارائه می گردد و البته مطالب مفیدی را جهت آگاهی مدیریت، به او اطلاع می دهند.

• سیستم پرداختی حساب: سیستم پرداختی حساب ها موظف به کنترل سازمانی است که به آن وام بدهکار است. در این سیستم ساختار پرونده ها و فرمت های ورودی و خروجی شبیه سیستم دریافتی حساب می باشد.

• سیستم موجودی: سیستم موجودی موظف به کنترل وضعیت موجودی می باشد. از این رو موجودی کالاهای انبار و زمان خرید اقلام را گزارش می دهد. این سیستم برای سازمان هایی که موجودی انبوه و پر هزینه ای دارند، بسیار ضروری است.

مزایای استفاده از سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی از تکنیک های ضروری است که فواید بی شماری برای کسب و کارها دارد. برخی از فواید سیستم سازی کسب و کار عبارت اند از:

• عدم وابستگی و اتکا فرآیندهای اصلی شرکت به یک شخص

کارآفرینان باید به تدوین دستورالعمل‌های لازم و اساسی به منظور نحوه‌ی اجرای دقیق کارها بپردازند تا کسب و کار قادر باشد بدون نیاز به آن‌ها و اشخاص دیگر به مسیر خود ادامه دهد. سیستم سازی از طریق جایگزین نمودن فرآیندها با اشخاص، به ثبات کسب و کار پرداخته، منجر به افزایش تمرکز مدیران بر توسعه‌ و گسترش بخش های دیگر می‌شود. بنابراین کسب و کارهایی که به اشخاص یا کارکنان اتکا دارند، با هر گونه تغییر و جا به جایی در نیروی انسانی به مشکل بر می خورند.

• حفظ و تثبیت دست آوردهای سازمان در طول زمان

کسب و کارهای دارای سیستم، شانس بیش تری به منظور حضور پایدار و مستمر در بازارهای رقابتی به دلیل سیستماتیک بودن امور، حفظ دست آوردهای قبلی و پیشرفت و حرکت رو به جلو دارند. اما در کسب و کارهای فاقد سیستم ممکن است در هر مرحله از مسیر همه دست آوردها نابود و منجر به فروپاشی آن گردد.

• کاهش خطای انسانی در انجام فرآیندها

کاهش خطاها و شفاف سازی عملکردها از مهم ترین علت های سیستم سازی کسب و کارها به شمار می رود، چرا که در سیستم‌ سازی کسب و کارها نقش عوامل انسانی به میزان قابل توجهی کاهش و در نتیجه احتمال رخداد خطاها و اشتباهات انسانی کمتر می‌شود.

• مدیریت دانش

یکی از بخش‌های مهم هر کسب و کاری، مدیریت دانش است که با رفتن یک یا چندین نفر که در شرکت مسؤلیتی به عهده دارند، دچار اختلال می گردد. بنابراین سیستم سازی باعث ایجاد نوعی استقلال هویتی برای یک کسب و کار می شود و با وجود افراد مختلف قادر است بدون کوچک ترین مشکلی به مسیر خود ادامه دهد.

• دسترسی ساده به اطلاعات و امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها

کسب و کارهای دارای سیستم، دسترسی مدیران و پرسنل به اطلاعات را تسهیل و پیگیری، تجزیه و تحلیل اطلاعات در هر مرحله قابل انجام است.

• تمرکز بیش تر مدیران در توسعه کسب و کار به جای کنترل فرآیندها

تصور اغلب مدیران بر آن است که کارمندان در انجام امور از توانایی کمتری نسبت به خودشان برخوردارند و اکثر کارها را باید خودشان انجام دهند، در نتیجه همیشه درگیر هستند. بنابراین به کمک سیستم سازی، آن ها می توانند اکثر کارهایی که قبلاً انجام می دادند را به کارمندان محول نمایند و خود به توسعه و رشد روزافزون کسب و کار بپردازند.

سیستم سازی کسب و کار برای چه کسانی لازم است؟

• افراد پر مشغله با کارهای ناتمام زیاد
• افراد فاقد پیشرفت در کسب و کار
• افرادی که عدم حضور آن ها موجب از هم پاشیدن همه امور می شود.
• افرادی که از کار کردن لذت کمی می برند.

گام های اساسی سیستم سازی کسب و کار

به منظور پیاده سازی یک سیستم باید مرحله به مرحله مراحل زیر را طی نمود:

• استفاده از تجارب کارمندان در شروع فرآیند سیستم سازی کسب و کار اهمیت شایانی دارد، زیرا کارمندانی که در هر بخش از کسب و کار شما مشغول کار می باشند، اطلاعات کامل تری از حیطه‌ی مسئولیت های خود دارند و به عبارتی به پیچ و خم‌ کارها واقف هستند. از این رو تشکیل یک جلسه‌ی توجیهی جهت شروع سیستم سازی امری ضروری است.

• در این مرحله باید به تعیین فرایندهای موجود بپردازید تا قادر به برنامه ریزی آن ها باشید.

• در این مرحله آغاز و پایان هریک از فرآیندها باید تعیین گردد. در واقع شما باید نسبت به نقطه آغاز، پایان و خروجی هر فرایند آگاه باشید. نظر و پیشنهاد کارمندان در این زمینه و ثبت اطلاعات آن‌ها از نتایج فرآیندها، مقدمه‌ای برای گام های بعدی سیستم سازی به شمار می رود.

• در این مرحله نیازهای مشتریان باید به دقت بررسی و شناسایی شود. ضروری است که هر فرآیند به بخشی از تأمین نیازهای مشتریان معطوف و در خدمت آن باشد. از این رو فرآیندهایی که بود و نبودشان فرقی نمی کند، باید حذف شوند.

• در این مرحله با مشخص شدن فرایندها و جزییات مربوط به هر یک از آن ها، باید برای هر یک از فرایندها مسئول انتخاب نمود. مسئول هر فرآیند کسی است که مسئولیت اتمام آن را برعهده دارد و جهت تضمین کارایی فرآیند امری ضروری است.

• در این مرحله باید از کارهای انجام شده در مراحل قبل مدلی تهیه کرد، آن را در قالب نمودار و شکل های گرافیکی بر روی کاغذ پیاده نمود. مدل تهیه شده به درک کلی شما از وضعیت سیستم طراحی شده کمک می‌کند. لازم است در طراحی نقشه‌ های کسب و کار، استانداردها رعایت شوند تا امکان مطالعه آن برای همگان فراهم گردد.

• در این مرحله مدل طراحی شده باید مورد قبول همه و یا اکثر کارمندان واقع شود تا از اعتبار اجرایی لازم بهره مند گردد.

• در این مرحله لازم است که آموزش های مورد نیاز در ارتباط با مدل طراحی شده به تیم کاری داده و احتمالاً به منظور هماهنگی اعضای مجموعه با سیستم طراحی شده به زمان نیاز می باشد.
• آرمان گرایی در طراحی سیستم، لازم نیست، چرا که وجود یک سیستم دارای حداقل اصول بهتر از نبود سیستم است.

• اگر به دنبال افزایش بهره‌ وری سیستم هستید، با یک سیستم حداقلی کار را آغاز و در طول زمان به فکر اصلاح و بهبود آن باشید. طراحی یک سیستم ایده‌آل در آغاز کار هدفی آرمان گرا به نظر می‌رسد.

سخن پایانی

امروزه شاهد راه اندازی و وجود کسب و کارهای زیادی پیرامون خود هستیم، اما تنها تعداد معدودی از آن ها موفق و به اهداف بلند مدت خود دست می یابند. با کمی دقت و پژوهش در کسب و کارهای موفق در جهان پیرامون خود به این نتیجه می رسیم که اکثر کسب و کارهایی که در مدت زمان کوتاهی شکست خوردند، کسب و کارهای فاقد سیستم بوده اند.

بنابراین همان گونه که در این مقاله بیان شد، سیستم سازی از تکنیک های ضروری برای هر کسب و کاری است که فواید بسیاری برای آن از قبیل رفع نیاز مشتری، اتوماتیک سازی وظایف، کاهش ریسک ‌ها، بهبود عملیات ها و کاهش هزینه آن ها، مدیریت مناسب و رشد کسب و کارها، سرعت بخشیدن به امور، کاهش خطاهای انسانی، حفظ دست آوردها، عدم اتکا به اشخاص و… دارد.

شما عزیزان چنان چه قصد سیستماتیک نمودن کسب و کار خود را دارید، جهت کسب اطلاعات بیش تر می توانید به وب سایت بیزنس کوچینگ خانم سهیلا سرگزی مراجعه، با مطالعه مطالب و مقاله های ارزشمند و دریافت مشاوره های تخصصی و کارآمد ایشان به سیسم سازی کسب و کار خود اقدام نمایید.